Blog FIIS UNI

Uti­lizo la metodología GTD desde hace unos 2 años, tra­bajo desde hace unos 6 años y fui estu­di­ante de la UNI por 5 (lar­gos) años, luego de todo este tiempo y pro­ducto de una catar­sis interna tomando lo real­mente útil bajo un con­texto y estilo de vida que recuerdo (como el ser estu­di­ante), he dis­eñado este sis­tema de GTD que espero les sea útil para muchos de los uni­ver­si­tar­ios que leen este blog.

Antes de empezar, dare­mos un breve análi­sis del con­texto “estu­di­ante uni­ver­si­tario”, enu­merando tres car­ac­terís­ti­cas que “gen­eral­mente” exis­ten a lo largo de nues­tra vida en las aulas universitarias:

1. Poco dinero.

2. Con­tex­tos mar­ca­dos: “@Universidad”, “@Computadora”, “@Casa”, “@Calle”

3. Proyecto pre-definidos: “Tra­ba­jos de ciclo”, “Mono­grafias”, “Even­tos Culturales”

Ahora sí, defi­namos el sistema:

1. Sis­tema de Recopi­lación & Procesamiento.

2. Sis­tema de Calendario.

3. Sis­tema de Referencias.

Veamos cada punto…

1. Sis­tema de Recopi­lación & Proce­samiento:

Sin dudarlo, un block de notas.

Un sis­tema de recopi­lación es un repos­i­to­rio para reg­is­trar toda activi­dad, cita, fecha de entrega, doc­u­mento que sacar copia, fecha de exa­men, hora de reunión, etc. Es decir, toda activi­dad o dato que ten­gan que recor­dar. En pocas pal­abras, adiós al tomar nota en las últi­mas hojas del cuaderno que tienen a la mano en el instante en que el pro­fe­sor da la fecha del exa­men final (por ejemplo) .

Un block de notas como sis­tema de recopi­lación tiene dos car­ac­terís­ti­cas valiosas:

1. Infinita flex­i­bil­i­dad de recopi­lación. Pueden reg­is­trar cualquier idea de cualquier forma. (Mapas men­tales, Cuadros, Lis­ta­dos, Check­List, etc.)

2. Porta­bil­i­dad extrema.

Un block de notas como sis­tema de procesamiento:

No recomen­daría a un estu­di­ante uni­ver­si­tario tener un soft­ware para lle­var su sis­tema de proce­samiento, algunos se podrán ver ten­ta­dos por bajarse uno de los tan­tos pro­gra­mas porta­bles (pueden car­gar toda la infor­ma­ción en su USB) e imple­men­tar­los en sus vidas. Pero cre­anme, Ust­edes nece­si­tan un sis­tema que les per­mita ver sus Next Actions en “cualquier parte”, no sólo en la com­puta­dora. El tema de la porta­bil­i­dad es vital bajo un con­texto como la uni­ver­si­dad. Por eso les recomiendo tener sus proyec­tos y acciones pen­di­entes (Next Actions) en la otra cara del block de notas, en mi caso, por ejem­plo, tam­bién llevo las ideas que pienso hacer algún día (some­day) en el medio del block de notas, en una hoja mar­cada con un doblez en una esquina. (mayor detalle aquí).

2. Sis­tema de Calendario.

Para la admin­is­tración de citas, reuniones y encuen­tros, recomiendo dos her­ramien­tas (entre las cuales deberán escoger según su criterio).

a) Una agenda:

Así es, una agenda 2009 de las tradi­cionales, dónde ten­drán el reg­istro de toda activi­dad que encaje en un día y una hora. Muchas per­sonas creen que este tipo de agen­das sir­ven para admin­is­trar todo tipo de pen­di­entes, lo cual es com­ple­ta­mente falso. Sólo se trata de un sis­tema de Cal­en­dario, mas no de un sis­tema de recopi­lación ni procesamiento.

b) Google Calendar

Sí, es un pro­grama, no podrán acceder a él si no es desde un orde­nador o un dis­pos­i­tivo móvil con acceso a inter­net, así que: ¿Dónde está la portabilidad?

Pues el Google Cal­en­dar soporta la con­fig­u­ración para envíos de men­sajes de texto con sus citas y reuniones a su celu­lar. (sólo para clientes Claro). En mi caso, esto me es muy útil ya que con­fig­uro que me avise al ini­ciar el día y media hora antes del evento. Ver el sigu­iente enlace.

3. Sis­tema de Referencias.

Una de las cosas que sue­len suceder durante la vida uni­ver­si­taria, es el tener una gran can­ti­dad de pape­les acu­mu­la­dos sobre cada curso y al mismo tiempo una alta veloci­dad de acu­mu­lación, es decir, orde­n­amos, limpiamos, guardamos nue­stros doc­u­men­tos y al poco tiempo ya esta­mos otra vez con un mar de pape­les los cuales es muy com­pli­cado man­tener con un nivel de orden sat­is­fac­to­rio. Primero, vayamos a la filosofìa, en estos casos recomiendo tomar a GTD como un arte mar­cial.

Por otro lado, exis­ten medios no físi­cos que tam­bién son com­pli­ca­dos de man­tener, aquí hablamos de dos específicamente:

a) Links: Direc­ciones Web a las cuales deberíamos tener acceso inmedi­ato ya que recur­rente­mente las visitamos.

b) Archivos Dig­i­tales (Pdf, Odt, Doc, etc.): Archivos en gen­eral con infor­ma­ción rel­e­vante para la carrera.

Ahora, vayamos a la prác­tica, la sigu­iente es una forma prop­uesta para atacar este prob­lema que a la larga afecta pro­fun­da­mente la productividad.

Tres sub­sis­temas:

1. Sis­tema de Papeles:

La solu­ción: Cajas. (sim­ple no?)

Y den­tro? Car­petas! (fólderes) donde se guardarían los doc­u­men­tos orga­ni­za­dos por algún cri­te­rio, donde la idea es tener más a la mano aque­llo en lo que se viene tra­ba­jando y más al fondo aque­llo que ya no se está viendo o que sólo debe ser alma­ce­nado. En esen­cia, tres cajas:

1. VIDA : Todos los archivos ref­er­entes a planes de vida, doc­u­men­tos sobre mi car­rera, cer­ti­fi­ca­dos dig­i­tales, cur­ricu­lum, etc.

2. INF. DINAMICA : Car­petas que rep­re­sen­tan todo aque­llo en lo que se está tra­ba­jando y que cam­bia a diario (tra­bajo en curso, proyec­tos en eje­cu­ción, temas que se están investigando).

3. INF. ESTATICA : Doc­u­men­tos que pueden ser alma­ce­na­dos como data histórica (cur­sos pasa­dos, artícu­los ya leí­dos, etc).

2. Sis­tema de Ref­er­en­cias de Links:

Usar un form en google­docs, colo­car sólo los cam­pos que son real­mente útiles. Para reg­is­trar, sólo acceder a la url e ingre­sar los datos del link. Y luego acce­di­endo al google­doc (excel) se puede fil­trar, expor­tar, ver cualquier link que se haya guardado previamente.

3. Sis­tema de Archivos Digitales

En tu Memo­ria USB, la misma estruc­tura que las cajas y car­petas. ¿Me captas?

Con­sid­era­ciones Importantes:

KISS

NO, no la banda… KISS es un prin­ci­pio… este debe ser tu filosofía al imple­men­tar tu sis­tema GTD, lee más sobre el aquí o en inglés, aquí.

Mejora Con­tinua

El día que defi­nas tu sis­tema deberás tam­bién de definir en que fecha vas a ver sus pun­tos débiles y mejo­rarlo. No hagas como muchas empre­sas que pien­san que sus pro­ce­sos son eter­nos e inmejorables.

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